01
Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Codegnity sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Hetmańskiej 5/35, 82-300 Elbląg, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001207245, NIP 5783182065, REGON 543322789.
02
Jakie dane przetwarzamy
Zakres danych zależy od tego, z której funkcji korzystasz:
- rejestracja konta: NIP, wybrany adres firmy w KominIO, nazwa i dane kontaktowe firmy, adres, treść pieczątki, osoba podpisująca dokumenty oraz imię i nazwisko, e-mail i hasło pierwszego administratora;
- weryfikacja firmy: dane firmowe pozyskane na podstawie NIP-u z właściwych rejestrów publicznych;
- prośba o kontakt: nazwa firmy i numer telefonu;
- umówienie prezentacji: informacje wymagane w formularzu rezerwacji Cal.com, w szczególności imię, e-mail, termin spotkania, strefa czasowa i dane związane z obsługą spotkania;
- korzystanie ze strony: dane techniczne, które mogą obejmować adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu, czas żądania oraz logi związane z bezpieczeństwem i błędami.
- korzystanie z aplikacji: dane użytkowników i pracowników, tokeny urządzeń do powiadomień, informacje o klientach firmy, adresach, projektach, wizytach, notatkach, zdjęciach, dokumentach oraz sposobie korzystania z funkcji i limitów planu;
- Dokumenty AI: treść przekazana do opracowania, instrukcje użytkownika, treść notatek lub transkrypcji, aktualna treść dokumentu oraz wygenerowany szkic. Zależnie od treści wprowadzonej przez użytkownika mogą znajdować się w nich dane klienta, adres obiektu i informacje techniczne dotyczące wykonanej usługi.
Nie prosimy za pośrednictwem strony o szczególne kategorie danych, takie jak dane o zdrowiu, poglądach czy pochodzeniu.
03
Dane przetwarzane w aplikacji KominIO
Przy danych służących do utworzenia i obsługi konta, zabezpieczenia usługi, rozliczeń oraz kontaktu z użytkownikiem administratorem jest Codegnity sp. z o.o.
Firma korzystająca z KominIO samodzielnie decyduje, jakie dane swoich klientów, pracowników i innych osób wprowadza do aplikacji oraz w jakim celu je wykorzystuje. W odniesieniu do tych danych administratorem jest ta firma, a Codegnity sp. z o.o. działa jako podmiot przetwarzający i obsługuje dane na jej udokumentowane polecenie, w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.
Dotyczy to w szczególności kart klientów i pracowników, adresów obiektów, harmonogramów i historii wizyt, przydziałów pracowników, notatek, fotografii, projektów, protokołów, opinii i pozostałej dokumentacji tworzonej w aplikacji. Użytkownik powinien wprowadzać tylko dane potrzebne do wykonywania swojej działalności oraz posiadać odpowiednią podstawę prawną do ich przetwarzania.
Funkcja Dokumenty AI wykorzystuje API OpenAI i przesyła do niego treść podaną przez użytkownika w celu uporządkowania jej, uzupełnienia lub przygotowania szkicu dokumentu. Przesyłany jest wyłącznie zakres potrzebny do wykonania polecenia. Nie należy umieszczać w poleceniach danych zbędnych ani szczególnych kategorii danych, jeżeli nie jest to konieczne i prawnie dopuszczalne.
Zgodnie z zasadami OpenAI dane przekazywane za pośrednictwem API nie są domyślnie wykorzystywane do trenowania ani ulepszania modeli, chyba że klient usługi API wyraźnie włączy takie wykorzystanie. Dane wejściowe i wygenerowane odpowiedzi mogą być jednak przechowywane w logach służących wykrywaniu nadużyć przez okres do 30 dni, chyba że dla usługi zostaną zastosowane inne zatwierdzone ustawienia retencji. Wynik AI jest propozycją i powinien zostać sprawdzony przez użytkownika przed zatwierdzeniem lub wykorzystaniem.
04
Cele i podstawy prawne
Założenie konta, weryfikacja e-maila, uruchomienie okresu próbnego i świadczenie usługi
art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem i wykonanie umowy
Kontakt na Twoją prośbę i organizacja prezentacji
art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy
Bezpieczeństwo strony, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka oraz obrona przed roszczeniami
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes
Rozliczenia, księgowość i realizacja obowiązków wynikających z przepisów
art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny
Jeżeli w przyszłości uruchomimy dodatkowy marketing lub analitykę wymagającą zgody, poprosimy o nią oddzielnie. Zgodę będzie można wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.
05
Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG
Dane mogą być powierzane podmiotom, które pomagają nam świadczyć usługę: dostawcom hostingu i infrastruktury IT, poczty elektronicznej, obsługi technicznej i bezpieczeństwa oraz doradcom prawnym lub księgowym — wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania ich zadań.
W związku z działaniem aplikacji korzystamy również z dostawców przechowywania plików, wysyłki wiadomości e-mail, powiadomień mobilnych, geokodowania adresów oraz modeli AI. Obecnie należą do nich w szczególności Hetzner, Mailgun, Google Firebase, OpenStreetMap Nominatim oraz OpenAI Ireland Limited, dostawca API wykorzystywanego przez Dokumenty AI. Otrzymują oni wyłącznie dane potrzebne do wykonania konkretnej funkcji. Gdy Codegnity przetwarza dane na zlecenie firmy korzystającej z KominIO, OpenAI działa w tym łańcuchu jako dalszy podmiot przetwarzający.
Informacje o zasadach przetwarzania danych API przez OpenAI znajdują się w jego umowie przetwarzania danych . OpenAI korzysta również z podprocesorów wskazanych na publikowanej przez siebie liście.
Formularz prośby o kontakt jest obsługiwany przez FormSubmit. Serwis pośredniczy w przesłaniu formularza na naszą skrzynkę i zgodnie ze swoją dokumentacją przechowuje zgłoszenia przez 30 dni.
Rezerwacja prezentacji jest obsługiwana przez Cal.com, Inc.. Po otwarciu kalendarza dane są przetwarzane także zgodnie z polityką prywatności Cal.com . Cal.com informuje, że dane mogą być przetwarzane w Stanach Zjednoczonych i stosuje zabezpieczenia wymagane dla transferów międzynarodowych.
Jeżeli usługodawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, stosujemy mechanizmy przewidziane w RODO, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne.
06
Jak długo przechowujemy dane
- dane aktywnego konta — przez okres świadczenia usługi, a po jego zakończeniu przez czas potrzebny do rozliczeń, spełnienia obowiązków prawnych i ochrony przed roszczeniami;
- dane klientów, pracowników, wizyt, projektów, zdjęć i dokumentów wprowadzone przez firmę — przez okres korzystania z usługi lub do ich wcześniejszego usunięcia przez uprawnionego użytkownika, z uwzględnieniem kopii bezpieczeństwa i obowiązków prawnych;
- dane niepotwierdzonej rejestracji — do wygaśnięcia procesu rejestracji lub wcześniej, jeśli poprosisz o ich usunięcie;
- dane z prośby o kontakt i prezentacji — do zakończenia rozmów, a następnie przez okres niezbędny do wykazania ich przebiegu lub ochrony przed roszczeniami;
- dokumenty księgowe — przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych;
- logi techniczne — przez okres uzasadniony bezpieczeństwem, diagnostyką i konfiguracją dostawcy infrastruktury.
- dane przekazane do API OpenAI — zgodnie z aktualnymi ustawieniami usługi; domyślnie mogą znajdować się w logach bezpieczeństwa OpenAI przez okres do 30 dni.
Okres może być dłuższy, jeżeli wymagają tego przepisy albo dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Żądanie zamknięcia konta lub usunięcia danych można wysłać na contact@codegnity.com. Przed usunięciem możemy zweryfikować tożsamość i uprawnienia osoby składającej wniosek. Dane, które musimy zachować na podstawie prawa lub dla ochrony roszczeń, zostaną odizolowane i usunięte po upływie właściwego okresu.
07
Twoje prawa
W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania możesz zażądać:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
- usunięcia danych albo ograniczenia ich przetwarzania,
- przeniesienia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
- wycofania zgody, gdy przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.
Aby skorzystać z praw, napisz na contact@codegnity.com. Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.
Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem. Szczegóły znajdziesz na stronie uodo.gov.pl .
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do założenia konta, umówienia prezentacji lub udzielenia odpowiedzi. Bez nich nie będziemy mogli zrealizować wybranej czynności.
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie prowadzimy profilowania na podstawie danych zebranych na tej stronie.
08
Pliki cookies i pamięć przeglądarki
Sama strona KominIO nie korzysta obecnie z narzędzi reklamowych ani analitycznych plików cookies. Serwer może używać technicznych mechanizmów niezbędnych do bezpieczeństwa i prawidłowego dostarczenia strony.
Podczas rejestracji zapisujemy w pamięci lokalnej przeglądarki adres e-mail, NIP i wybrany adres firmy w KominIO. Dane te pozwalają dokończyć weryfikację i ponownie wysłać wiadomość aktywacyjną. Usuwamy je po poprawnym potwierdzeniu konta; możesz je także usunąć, czyszcząc dane strony w ustawieniach przeglądarki.
Po otwarciu osadzonego kalendarza Cal.com może zapisywać własne pliki cookies i podobne technologie. Szczegółowe informacje znajdują się w polityce Cal.com.
09
Bezpieczeństwo i zmiany polityki
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do realizacji określonych zadań.
Polityka może być aktualizowana, gdy zmienią się funkcje KominIO, wykorzystywani usługodawcy lub przepisy. Aktualna wersja i data jej obowiązywania będą zawsze dostępne pod tym adresem.